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Case Study Thüga

Schnellerer Ausschreibungs-prozess bei mehr Qualität

Wiesbaden, Dezember 2008

Das Dachunternehmen des größten Netzwerks kommunaler Energieversorger in Deutschland, die Thüga AG in München, wickelt künftig ihren gesamten Beschaffungsprozess mit der eSourcing Lösung myFutura der Softwarefirma Futura Solutions GmbH, Wiesbaden, ab. Die tiefe Integration in das vorhandene SAP-System von Thüga gab den Ausschlag, „dass wir uns für myFutura entschieden haben“, sagte Ralf Winter, Einkaufschef und Prokurist Materialwirtschaft bei Thüga AG. 

Damit endet bei dem Münchener Unternehmen endgültig eine Ära, die Ralf Winter „als manuelle Umsetzung in der Beschaffung“ beschreibt. Künftig wird Thüga auch seinen Beteiligungen die Beschaffungslösung myFutura empfehlen, getreu dem Unternehmensmotto: Überzeugen, nicht überstimmen. Große Partner-Unternehmen wie Mainova in Frankfurt, Badenova AG & Co. KG in Freiburg, die ESWE Versorgungs AG in Wiesbaden und die Stadtwerke AG Essen haben sich bereits für myFutura entschieden. Insgesamt schätzt Ralf Winter, dass 30 bis 40 Thüga-Partnerunternehmen ein so großes Einkaufsvolumen an Materialien und Dienstleistungen haben, dass für sie die eSourcing-Plattform myFutura in Frage kommt.  

In der Thüga-Gruppe sind die Rollen zwischen den Partner-Unternehmen und der Thüga als Kern der Gruppe eindeutig verteilt. Die Beteiligungen bearbeiten vor Ort aktiv ihre lokalen und regionalen Märkte, die Thüga übernimmt Netzwerkfunktionen wie die Gewinnung neuer Partner, Fachberatung, Koordination und Moderation von Projekten in der Gruppe. Dazu zählt auch der so genannte Mandatseinkauf von A-Materialien wie Kabel, Rohre, Transformatoren, Strom- und Gaszähler für Haushalte oder von Bau- und Montagedienstleistungen für die Gas- und Stromnetze der Partner.

Ziel des gemeinsamen Einkaufs: Skalen- und Synergieeffekte und damit günstigere Einkaufskonditionen zu erzielen. Denn der Einkauf der A-Materialien bestimmt laut Ralf Winter „in erheblichem Maße die Kosten für den Neubau und Unterhalt der Versorgungsnetze“. Die Energie selbst, ob Kohle, Gas, Strom oder Öl, kaufen die Beteiligungen selbst. Unabhängig vom Mandatseinkauf haben die Partner-Unternehmen ein beträchtliches eigenes Beschaffungsvolumen, zum Beispiel, wenn sie eigene Kraftwerke betreiben. Auch deshalb ist für die die Implementierung der Beschaffungslösung myFutura sinnvoll. Außerdem sind viele von ihnen auch als Einkaufsdienstleister für andere städtische Gesellschaften tätig, wie etwa die Ver- und Entsorgungsbetriebe oder Verkehrsgesellschaften.  

Insgesamt fallen allein bei der Thüga AG pro Jahr rund 400 Ausschreibungen an, „und zwar europaweit“, betont Ralf Winter. An Dienstleistungs-Ausschreibungen würden sich jeweils zwischen 20 und 50 Lieferanten, bei Materialien im Durchschnitt 10 beteiligen. In der Vergangenheit erhielten sie die Ausschreibungsunterlagen als Excel-Tabelle per E-Mail, Fax oder auch per Postversand. Der Nachteil dieser „manuellen Umsetzung“: „Wir wussten nie, ob der Empfänger die Unterlagen erhalten, er sie sich angesehen hat und ob er sich an der Ausschreibung beteiligt“, sagt Ralf Winter. Seit bei der Thüga AG myFutura im Einsatz ist, erhalten die Zehn Thüga-Einkäufer automatisch Statusmeldungen über den Stand der Dinge. Noch problematischer sei laut Ralf Winter die Auswertung der eingegangenen Angebote gewesen. Rund 20 Angebote mit jeweils 500 Positionen in einem Angebotsspiegel zusammenzuführen, sei schwierig gewesen. „Die Fehlerquote war hoch“, sagt Markus Anthofer, der als Projektleiter die Einführung der myFutura-Lösung verantwortete.    

Das ist Vergangenheit. Ein Jahr nach der Einführung wickelt Thüga bereits rund ein Drittel aller Ausschreibungen über die Plattform myFutura ab. In spätestens drei Jahren sollen es 100 Prozent sein. Der Grund: Viele gültige Rahmenverträge mit Laufzeiten von zwei bis drei Jahren werden dann erst wieder neu ausgeschrieben. Die bisherigen Erfahrungen bestätigen die Thüga-Einkäufer in der Entscheidung für myFutura. „Der gesamte Ausschreibungsprozess ist deutlich schneller geworden, bei besserer Qualität,“ sagt Ralf Winter. Heute liege der erste Preisspiegel bereits kurz nach Abschluss der Ausschreibung vor. Und endlich hätten die Einkäufer „Transparenz im gesamten Sende- und Empfangsprozess der Ausschreibung“. Und auch die Zusammenführung der Angebote vollziehe sich nunmehr fehlerfrei.  

Entscheidend für die Wahl von myFutura sei jedoch die ungewöhnlich tiefe Integration in SAP gewesen: „Hier ist die Lösung von Futura Solutions am weitesten“, sagt Ralf Winter. Doch auch den problemlosen Wechsel der Dateiformate loben Ralf Winter und Markus Anthofer. Sie erlaubt es den Anbietern ihr Angebot im GAEB- oder Excelformat abzugeben. Überhaupt ist für den Einkaufsspezialisten wichtig, dass die Beschaffungslösung ihren Lieferanten keine unüberwindlichen Hürden errichtet. „Wir wollen keine Bieter ausschließen, auch kleine Baufirmen nicht“, sagt Ralf Winter.  

Fazit:
An guten Gründen für eine Empfehlung der eSourcing-Plattform myFutura mangelt es also nicht.