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Case Study Salzgitter

Papier und Fax im Ausschreibungsprozess ade

Wiesbaden, April 2008

Von der Kaffeetasse über Reserveteile und Dienstleistungen bis hin zum Hochofen reicht die Palette der Einkäufe bei der Salzgitter Flachstahl GmbH. Insgesamt ein Volumen von ca. 185.000 Positionen mit einem Wert von ca. 1,8 Mrd. EUR im Jahr. Zur Entlastung der Mitarbeiter und zur elektronischen Optimierung dieses umfangreichen Ausschreibungsprozesses hat sich der Stahlproduzent für die eSourcing- Plattform myFutura von Futura Solutions entschieden. 

„Wir haben uns für die eSourcing-Plattform myFutura als Ausschreibungssystem vor dem Hintergrund eines gewissen Prozessdrucks ausgesprochen, die ständig wachsenden Anforderungen an den Einkauf mit den daraus resultierenden Aufgaben zu bewältigen“, sagt Axel Kresse, verantwortlicher Projektleiter für die Einführung von myFutura bei der Salzgitter Flachstahl GmbH über die Anfänge. Die Beschaffungsprozesse gestalteten sich immer komplexer und die Markterfordernisse im Einkauf schwieriger Kresse: „Es musste ein Instrument gefunden werden, um uns auch im Ausschreibungsprozess, im sog. Sourcing Prozess, zu entlasten.“ Vorgabe war, eine IT-Lösung zu implementieren, die an bestehende Prozesse und deren Abbildung im SAP-Umfeld anknüpfen konnte.  

Reserveteile nach Zeichnungen
Am Standort Salzgitter wird rund um die Uhr, inkl. Weihnachten und Silvester, im Fünfschichtbetrieb Stahl gekocht. Jede mögliche Störung würde das Unternehmen viel Gled kosten. „Um denkbare Stillstandzeiten zu minimieren, liegen die entscheidenden Anlagen- Komponenten als Reserveteile vor“, erläutert Kresse. An die Beschaffung werden bei dem sechstgrößten europäischen Stahlproduzenten daher hohe Anforderungen gestellt, ständig gilt es, zahllose Reserveteile für die Anlagen zu beschaffen. Die teuerste Variante ist, diese ohne Wettbewerb beim Hersteller der Anlagen einzukaufen. Wer aber über Rechte an den Zeichnungen verfügt, wie in Salzgitter üblich, kann die benötigten Reserveteile auch individuell anfertigen lassen. Die Anfragen dafür werden über myFutura ausgeschrieben.Kresse: „Das ist ein sehr komplexer Prozess, weil man die Zeichnungen mitschicken muss.“ Bislang wird dieser Prozess teilweise elektronisch abgewickelt. Kresse: „Die Endausbaustufe der myFutura-Einführung sieht vor, auch das Zeichnungsarchiv mit dem System R/3 und myFutura zu ‘verheiraten’ und vollautomatisch auf die Internet-Plattform zu übertragen.“    

„Heute geht es vor allem darum, den Ausschreibungsprozess, den sog. Sourcing- Process, zu verbessern und weiter prozessoptimierend zu gestalten.“   Axel Kresse, Projektleiter Einführung der eSourcing-Plattform myFutura, bei der Salzgitter Flachstahl GmbH    

Material und Dienstleistungen  
Die eSourcing-Plattform myFutura beherrscht aber nicht nur die Ausschreibung von Materialien und Reserveteilen. „Wir haben mit Materialien begonnen und aus dem System R/3 heraus eine Schnittstelle zu myFutura angelegt“, so der Projektleiter. Die Schnittstelle funktioniert allerdings auch in umgekehrter Richtung. Denn myFutura dient bei Salzgitter Flachstahl auch für die Ausschreibung komplexer Dienstleistungen, erläutert der Projektleiter ein weiteres ‘Highlight’. Kresse: „Wir rollen mit myFutura aktuell die dritte große Dienstleistungs- bzw. Bauleistungsausschreibung aus; eine Funktionalität, die nicht jedes System wie selbstverständlich beherrscht.“  

Vollständige SAP-Prozessintegration  
Bei der Salzgitter Flachstahl GmbH arbeiten das Warenwirtschaftssystem SAP R/3 und die eSourcing-Plattform myFutura über eine integrierte Schnittstelle Hand in Hand. „SAP alleine bietet uns nicht die Funktionalitäten, die wir mit der eSourcing-Plattform myFutura dazu gewonnen haben“, weiß Kresse von den nicht allzu fernen Ausschreibungszeiten per Fax und Briefpost zu berichten. Umgekehrt ist es für den Stahlproduzenten von zentraler Bedeutung, dass die über die eSourcing-Plattform eingepflegten Daten nahtlos in die betriebswirtschaftliche Prozesse des Systems R/3 übernommen werden. Der Stahlproduzent wird seine Ausschreibungen auch zukünftig primär über das System R/3 abwickeln, zusätzlich aber über die eSourcing-Plattform myFutura partiell auch im Internet verteilen. Kresse: „Alle Unternehmen, die wir zu einer Ausschreibung einladen, können dort ihre Eingaben machen und ihr Angebot abgegeben.“

Auf dem richtigen Weg
Nach einem halben Jahr Erfahrung im Echtzeitbetrieb sieht sich Projektleiter Axel Kresse mit der bei der Salzgitter Flachstahl GmbH eingeführten Kombination der eSourcing-Plattform myFutura als Ausschreibungssystem und dem System R/3 als Warenwirtschaft auf dem richtigen Weg. Bei manchem Lieferanten allerdings müsse noch einige Überzeugungsarbeit geleistet werden, sich auch am technischen Fortschritt zu beteiligen und künftig auf den gewohnten Brief oder das Fax zu verzichten. Futura Solutions ist auf leistungsfähige und durchgängige Lösungen rund um die Themen Beschaffung, Planung und Instandhaltung spezialisiert. Das Unternehmen mit Firmensitz in Wiesbaden wurde ursprünglich 1997 gegründet und verfügt über langjährige Erfahrungen im SAP-Umfeld. Die 2000 gestartete eSourcing- Plattform myFutura setzen unter anderem Unternehmen wie BASF, Bayer, Henkel und Merck ein.    


Die Fakten


Unternehmen  

Die Salzgitter Flachstahl GmbH ist eine 100-prozentige Tochtergesellschaft im Unternehmensbereich Stahl der Salzgitter AG und beschäftigt ca. 4.500 Mitarbeiter. Das integrierte Hüttenwerk mit drei modernsten Hochöfen verfügt über die volle Fertigungstiefe, angefangen bei der Roheisenerzeugung bis hin zu den Walzprodukten. Die Salzgitter Flachstahl GmbH ist Premiumlieferant bei mehreren großen Automobilherstellern und Kostenführer für Roheisen und Rohstahl in Europa.  

Aufgabe
Das SAP-System R/3 alleine erzeugt im Ausschreibungsprozess klassisch ein Stück Papier. Das wird verschickt oder gefaxt, und man bekommt einen Brief zurück. Diese Daten wiederum müssen klassisch in das System eingepflegt werden. Dieser althergebrachte Prozess wurde bei der Salzgitter Flachstahl GmbH mit Hilfe der eSourcing-Plattform myFutura vollkommen neu gestaltet.   

Lösung  
Im Jahr 2005 entschied sich die Salzgitter Flachstahl GmbH für den Einsatz der eSourcing-Plattform myFutura als Ausschreibungssystem. Das System unterstützt das Stahlunternehmen in allen Phasen der effizienten Abwicklung des Sourcing-Prozesses. Auch die Ausschreibung von Dienstleistungen wird medienbruchfrei über das System vorgenommen. Die eSourcing-Plattform myFutura ist bei der Salzgitter Flachstahl GmbH eng in die Prozessabläufe im SAP-Umfeld integriert, kann aber auch standalone eingesetzt werden.  

Nutzen  
Ausschreibungen werden bei der Salzgitter Flachstahl GmbH mit Hilfe der eSourcing-Plattform myFutura für Ausschreibungsteilnehmer im Internet verteilt. Firmen bekommen per E-Mail eine Einladung, an einer Ausschreibung teilzunehmen. Die Zugangsdaten werden per Link hinterlegt. Damit können sie sich in einem schlanken Prozess direkt auf aktuelle Ausschreibung schalten, ihre Eingaben machen und ihre Preise hinterlegen.