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Case Study Bayer

Bayer erzielt massive Kosteneinsparungen bei der Beschaffung von Bauleistungen durch myFutura

Wiesbaden, April 2008

Seit November 2000 wickelt der internationale Pharma- und Chemiekonzern Bayer seine Ausschreibungen für Bau- und Dienstleistungen komplett über die Kommunikationsplattform myFutura ab. Mit dem Einsatz wurden nicht nur die Beschaffungsprozesse optimiert und beschleunigt, sondern vielmehr ganz erhebliche Kosteneinsparungen im hohen zweistelligen Prozentbereich erzielt.  

Die Bayer AG kommt auf ein stattliches Einkaufsvolumen. Allein das Ausschreibungsvolumen für die Baumaßnahmen beträgt mehrere hundert Millionen Euro. Zuständig hierfür ist unter anderem der Einkauf Technik und Dienstleistungender Bayer AG. Anfang 2000, als Bayer ein neues, modernes AVA-System suchte, wurde man auf die Futura Software aufmerksam, die seit November 2005 als Futura Solutions firmiert. „Das von Futura ins Gespräch gebrachte Online-Ausschreibungssystem myFutura stieß bei uns auf größtes Interesse. Wir waren auf Anhieb von dieser Kommunikationsplattform begeistert“, berichtet Claus Wagner, Procurement Manager im Einkauf Technik und Dienstleistungen bei Bayer und selbst gelernter Bauingenieur.  

Kundenorientierter Lösungsansatz
Es gab für Bayer gute Gründe, sich für den myFutura-Einsatz zu entscheiden. Wie Wagner erläutert, „zeichnete sich myFutura durch eine hohe Benutzerfreundlichkeit, durch einen intelligenten Software-Ansatz und durch die Unterstützung der von uns benötigten Geschäftsprozesse aus. Überdies zeigte sich unser Partner absolut kundenorientiert; war auch bereit, unsere Änderungsanforderungen für die Online-Ausschreibung aufzunehmen“.  Die Erstnutzung von myFutura erfolgte dann wie geplant im November 2000 – nach einer Projektlaufzeit von gerade mal einem Monat. Diese Art von Blitzeinführung führt man bei Bayer auf „die absolut bedarfsgerechte, branchenfokussierte Ausrichtung des Onlinesystems und dessen extrem hohe Usability“ zurück. 

„Dank myFutura gestalten sich unsere Ausschreibungsprozesse heute viel effizienter. Mit der flexiblen, innovativen und leicht handhabbaren Kommunikationsplattform erzielen wir nachweislich Kostenreduzierungen, die ganz enorm sind.“ Claus Wagner, Procurement Manager Bayer AG
   

Hervorgehoben wird, dass man „mit der ASP-Lösung für Online- Ausschreibungen praktisch ausschließlich mittels eines handelsüblichen Browsers navigiert und die Befehle eingibt“. Die Schulung für rund 20 Anwender war innerhalb nur einer Stunde erledigt. Die Effizienzvorteile sind bestechend „Wer ein derartiges System für Online-Ausschreibungen im Einkauf von Bauleistungen und Materialien nicht einsetzt, verschenkt wertvolles betriebswirtschaftliches Optimierungspotenzial“, bilanziert Wagner rund eineinhalb Jahre nach dem myFutura-Produktivstart. Dem Gesagten liegen umfangreiche Erfahrungen zugrunde.      

Nach Berechnungen des Bayer Procurement Managers reduziert sich der Kostenaufwand um ca. 90 % gegenüber der herkömmlichen Durchführung. Obendrein wurden Zeiteinsparungen der Ausschreibungen „von über 30 Prozent“ erzielt, so Bayer. Mit wenigen Mausklicken ist es möglich, aus einer Ausschreibung heraus Auktionen durchzuführen. Der Weltkonzern ist heute in der Lage, mit allen Beteiligten zeitnah online zu kommunizieren und Dokumente (inklusive CAD Zeichnungen) auszutauschen. myFutura ist mehrsprachig und auf den internationalen Einsatz ausgerichtet. Etwa 1.000 Lieferanten geben bereits ihre Angebote für die Bayer-Ausschreibungen online ab, wobei durchschnittlich sechs Gebote auf eine Ausschreibung entfallen.  

Quantensprung bei der Ausschreibungsabwicklung
Vor dem myFutura-Einsatz gab es im Einkauf bei der Ausschreibungsabwicklung von Bauleistungen/Materialien viele händische Arbeitsgänge, die unverhältnismäßig lange Zeit beanspruchten. Das gehört bei Bayer der Vergangenheit an. Ausschreibungen werden heute direkt aus der Futura-AVA, für die sich Bayer im Sommer 2001 – „und zwar unabhängig von myFutura“, wie betont wird – entschieden hat, nach myFutura übertragen. Wenige Eingaben beziehungsweise Mausklicks auf „Kann- Felder“ genügen, um eine Online-Ausschreibung zu starten. Geführt wird der Ausschreiber durch eine übersichtlich gestaltete Menüführung. Ist eine Ausschreibung abgeschlossen, können die günstigsten Bieter ausgewählt und bequem in einen Preisspiegel überführt werden.  

myFutura ist so konzipiert, dass Bayer eine durchgängige und optimale Kommunikations-Organisation in den Projekten aufbauen konnte – inklusive einer kompletten Lieferanten-/ Bieter- und Planer-Verwaltung. Zudem plant Bayer die komplette Integration der Anwendung in die bestehende SAP-Umgebung, so dass in SAP automatisch eine Projektmeldung, Bestellanforderung oder Abrechnung erfolgen kann. Selbstverständlich unterstützt myFutura alle in der Baubranche vorherrschenden Austauschformate wie GAEB und ASCII. Benuzterdefinierte csv- Formate für den Im- und Export von Excel-Dateien können ebenfalls genutzt werden.  

Für Bieter beziehungsweise Lieferanten stellt sich die myFutura- Nutzung ebenso einfach dar. Diese loggen sich mittels Passwort und Benutzername über das Internet unter www.myFutura.com in das System ein. Sie können die Ausschreibung online bearbeiten oder herunterladen und sehr einfach ihr Angebot abgeben. Über entsprechende Ausschreibungen werden die Lieferanten/ Bieter via E-Mail oder nach eigener Wahl per SMS rechtzeitig benachrichtigt. Lieferanten, die unlesbare oder fehlerhafte Disketten geschickt hatten, und bei denen mitunter mehrfach „nachgehakt“ werden musste, gehört bei Bayer dank myFutura ebenfalls der Vergangenheit an.


Bayer AG


1863 gründeten Friedrich Bayer und Johann Friedrich Weskott in Wuppertal-Barmen einen kleinen Farbstoffbetrieb namens Friedr. Bayer & Co. Heute ist die Bayer AG mit Stammsitz in Leverkusen ein pharmazeutisch-chemischer Konzern, der mit 350 Gesellschaften in fast allen Ländern rund um den Globus vertreten ist. Rund 30,2 Milliarden Umsatz erzielte der Bayer-Konzern im Geschäftsjahr 2001. Die Beschäftigtenzahl lag zum Jahresende bei knapp 117.000. Geführt wird das Geschäft des Bayer-Konzerns weltweit von 15 Geschäftsbereichen, die in den Arbeitsgebieten Gesundheit, CropScience, Polymere und Chemie gebündelt sind.   


Die Lösung auf einen Blick  


Signifikante Vorteile

  • Nachweisliche Kosteneinsparungen
  • Reduzierung des Kostenrisikos durch vernetzte Planung
  • beschleunigte Geschäftsprozesse
  • Zeitersparnisse bei Ausschreibungen
  • Transparenz


Projektdauer:

  • Rund einen Monat für interne organisatorische Maßnahmen


Anzahl der User

  • Etwa 80  


Besonderheiten

  • myFutura läuft im ASP-Betrieb komplett über das Internet; somit entstehen für Ausschreiber, Planer und Bieter beziehungsweise Lieferanten praktisch keine Infrastruktur-Investitionskosten
  • Die Applikation wird aus einem Rechenzentrum bereit gestellt. Für die Nutzung ist nur ein handelsüblicher PC mit Internetzugang erforderlich


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