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Case Study Rheinbahn

Kurzer Prozess bei der Beschaffung und Abwicklung von Bau- und Dienstleistungen

Wiesbaden, Oktober 2011

Das fünftgrößte Verkehrsunternehmen Deutschlands, die Rheinbahn AG in Düsseldorf, hat seine Beschaffungsprozesse auf neue Füße gestellt. Seit der Mobilitätskonzern die AVA- und SRM-Lösungen von Futura Solutions einsetzt, haben sich die Beschaffungsvorgänge erheblich beschleunigt.

Denn seit 2009 vollzieht sich der Beschaffungsprozess im Bauwesen unterhalb des VOB-Schwellenwertes auf elektronischem Weg – vom Erstellen der Leistungsverzeichnisse über Anfragen bei Lieferanten bis zum Preisspiegel sowie der Vergabe und dem Auslösen einer Bestellung in SAP.

Lange Zeit war auch im Einkauf der Rheinbahn Papier einer der wichtigsten Datenträger. Stand die Erneuerung von Infrastrukturmaßnahmen an, kamen zunächst die verantwortlichen Bautechniker in den Fachabteilungen der Rheinbahn zum Zuge. Sie erstellten die umfangreichen Leistungsverzeichnisse, deren Anzahl an Positionen schon mal dreistellig ausfallen kann. Dafür nutzten sie zwar eine klassische AVA-Software (Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung von Bauleistungen). Doch da diese Lösung weder ins SAP-System der Rheinbahn integriert noch die Lieferanten elektronisch über eine Plattform angeschlossen waren, musste der Einkauf die LVs am Ende auf Papier drucken oder auf CD-Rom speichern und per Post an die jeweiligen Lieferanten verschicken.


„Seit wir die AVA- und SRM-Lösungen von Futura Solutions im Einsatz haben, ist der gesamte Beschaffungsprozess deutlich strukturierter und schneller. Für unser Unternehmen bedeutet das einen enormenVorteil.“ Klaus Rabe, Projektleiter, Rheinbahn AG, Düsseldorf


Ebenso schickten die Anbieter ihre Angebote auf Papier zurück zur Rheinbahn. Das bereitete dem Einkauf ein weiteres Problem: Der Preisspiegel wurde manuell erstellt. „Das war ein sehr umständliches und zeitraubendes Verfahren“, sagt Klaus Rabe. Den Aufwand verdeutlicht der Projektleiter anhand weniger Zahlen. Alljährlich gehen rund 100 Ausschreibungen an einen unterschiedlich großen Kreis von Lieferanten. Je nach Baumaßnahme können es drei Anbieter oder auch bis zu 25 sein. Da kam einiges an Papier und Silberscheiben zusammen. Inzwischen, so könnte man sagen, macht die Rheinbahn AG kurzen Prozess. Natürlich erstellen die Fachabteilungen wie gehabt die erforderlichen Leistungsverzeichnisse, aber eben elektronisch mit der Futura AVA und im GAEB-Standard mit Ordnungsnummerstruktur. GAEB steht für Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen.

Das gab es vorher nicht bei der Rheinbahn. Diese Umstellung kostete zwar einige Mühe, wie Klaus Rabe einräumt. Grund: Die vorhandenen Daten mussten zunächst auf Konsistenz überprüft werden. „Aber wir mussten das machen, damit alle, Techniker, Einkäufer und Lieferanten, eine gemeinsame Sprache sprechen“, begründet Klaus Rabe diesen Schritt. Die LVs gehen ebenfalls auf elektronischem Weg an den Einkauf, der mit der gleichen Lösung den Anfrageprozess bei den Lieferanten in Gang setzt. Und sobald die Angebote über das angebundene Futura Lieferantenportal eintrudeln, erstellt der Einkauf nunmehr praktisch mühelos den Preisspiegel – per Mausklick.

Der Wechsel zur Futura AVA fiel der Rheinbahn umso leichter, als die alte AVA-Lösung ersetzt werden mußte: Der Hersteller aktualisierte und unterstützte sie nicht mehr. Überdies konnten die Beschaffungsspezialisten von Futura Solutions mit einem Feature aufwarten, dass für die Produkte anderer Anbieter den K.o. bedeutete: „Wir wollten eine AVA, die mit unserem SAP-System korrespondiert, und das konnte uns nur Futura Solutions bieten.“ Genauer: Die Beschaffung und Abwicklung von Bau- und Instandhaltungsmaßnahmen sollte tief in das SAP-System der Rheinbahn integriert sein. Eben das ist die Spezialität der Wiesbadener Softwareentwickler.

Sobald die Einkäufer der Rheinbahn eine Ausschreibung elektronisch freischalten, wird in SAP automatisch eine BANF ausgelöst. Nach der Vergabe werden dann sämtliche Positionen des Leistungsverzeichnisses als Bestellung „leistungszeilenscharf ins SAP-Modul (MM) Material Management übertragen “. Das ist aber noch nicht alles. Über das Futura Lieferantenportal erhalten die Lieferanten die Bestellung mit dem Leistungsverzeichnis nun auch elektronisch aus dem SAP-System heraus. Der Vorteil: Sie können ihre Leistungserfassungen online vornehmen. „Im Prinzip“, so Klaus Rabe, „schreiben die Lieferanten ihre Massenzusammenstellungen direkt und prüfbereit in unser System“. Dass spart enorm viel Zeit, beschleunigt den Abrechnungsprozess – bei deutlich höherer Transparenz. Klaus Rabe lobt daher nicht nur, „dass der gesamte Prozess von hoher Qualität ist und erhebliche Vorteile in der Bearbeitung hat.“ Er ist auch revisionssicher.

Große Resonanz bei den Lieferanten
Inzwischen hat die Rheinbahn zahlreiche Ausschreibungsrunden in Sachen Bauleistungen hinter sich – und es hat sich herausgestellt, dass es keinerlei Bieterkreis-Einschränkungen bezogen auf den neuen elektronischen Ausschreibungsprozess gab. Zur Unterstützung hatte die Rheinbahn ihren Lieferanten einen Handlungsleitfaden geschickt, wie sie sich auf der Lieferanten-Plattform anmelden können. Außerdem besteht selbstverständlich die Möglichkeit bei eventuellen Fragen den kostenfreien Support von Futura Solutions in Anspruch zu nehmen.

Bei der Beschaffung von Bauleistungen ist es dann auch nicht geblieben. So wickelt die Rheinbahn heute auch Dienstleistungen und Rahmenverträge mit der Futura SRM-Lösung ab. Dem Projektleiter sind die ungeplanten Instandhaltungen schon lange ein Dorn im Auge. Grund: Die völlige Intransparenz bei Abrufen der Dienstleister. Mit der Futura SRM-Lösung ist das nun anders, sagt Klaus Rabe: „Nun erhalten wir zu Limit-Bestellungen klare Leistungserfassungen mit bepreisten Positionen aus dem Rahmenvertrag und überprüfbaren Mengen, so dass mit der Abrechnung keine Überraschungen mehr auftreten.“ 


Die Fakten


Unternehmen
Die Rheinbahn AG in Düsseldorf ist das fünftgrößte Nahverkehrsunternehmen Deutschlands. Im Jahr 2010 beförderten die Bahnen und Busse des Mobilitätsunternehmens insgesamt 214, 9 Millionen Fahrgäste – fast die Hälfte aller Einwohner Europas. Der Verkehrskonzern beschäftigt über 2.000 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen.

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