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Case Study GSW

Ausschreibungen per Knopfdruck

Wiesbaden, April 2009

500 Lieferanten, 200 Ausschreibungen pro Jahr: Seit die GSW Immobilien GmbH myFutura und die Futura AVA einsetzt, verläuft der Ausschreibungsprozess praktisch per Knopfdruck, sagt GSW-Projektleiter Peter Engel. Ein weiterer Pluspunkt: Weil die Futura Lösungen tief in SAP integriert sind, lässt sich der Anfrage- und Angebotsprozess automatisch im SAP-System abbilden.

An die Zeiten kann sich GSW-Projektleiter Peter Engel noch gut erinnern, als sich „der Einkauf schon mal die Haare raufte“. Es war die analoge Ära, Papier und CDs fungierten als die wichtigsten Datenträger und Kommunikationsmedien zwischen der GSW und ihren Lieferanten. Die erhielten bei Ausschreibungen per Post eine CD mit den Leistungsverzeichnissen (LVs) der geforderten Bauleistungen. Ein enormer Aufwand. Denn an jeder Ausschreibung beteiligten sich zwischen zehn und zwölf Lieferanten – da kam bei jährlich 200 großen und kleineren Ausschreibungen mit Etats zwischen 20.000 und 5 Millionen Euro einiges an Silberscheiben zusammen. In den Worten von Peter Engel: „Die CD-Brenner liefen schon mal heiß.“ Schlimmer aber war, dass viele Lieferanten die Daten im üblichen GAEB-Format nicht auf Anhieb lesen konnten. Um diese Schwierigkeiten zu beheben, bedurfte es bis zu halbstündigen Telefonaten. Das Ende des CD-Versands und die Umstellung auf die E-Mail-Kommunikation brachten neue Probleme: Der GSW-Einkauf musste zunächst die eigene Firewall und zum Teil die der
Lieferanten überlisten. Der Grund: Mails mit Anhängen von mehreren Megabytes wurden nicht durchgelassen. Peter Engel: Es gab einfach viele Hürden im Prozess der Ausschreibung.“


„Die Futura Lösungen haben endlich unser vordringlichstes Problem auf Überzeugende Weise gelöst, und das war der sehr hürdenreiche und zeitraubende Prozess der Ausschreibungen.“ Peter Engel, Einkauf und Technik, GSW Immobilien GmbH, Berlin.


Damit ist es seit Anfang 2008 vorbei. Heute brauchen die acht GSW-Einkäufer nicht mal zum Telefon zu greifen: Sollte ein Lieferant nicht reagieren, erinnert ihn eine E-Mail an die Abgabe seines Angebots – automatisch. Wie groß die Arbeitserleichterung für den GSW-Einkauf ist, verdeutlicht Peter Engel an der Größe des Immobilienunternehmens. Die Berliner Wohnungsgesellschaft verwaltet in der Hauptstadt mehr als 70.000 Wohnungen, davon 53.000 eigene. Für die Modernisierung der Gebäude, ob neue
Fenster und Heizungen, wärmegedämmte Fassaden und Dächer, gibt die GSW alljährlich einen mittleren zweistelligen Millionenbetrag aus. Ein weiterer großer Posten ist das, was Peter Engel als reaktive Instandhaltungsmaßnahmen beschreibt: Kleine, nicht planbare Reparaturen wie verstopfte Abflüsse, klemmende Türen, kaputte Leuchten – 90.000 solcher Reparaturaufträge fallen alljährlich bei der GSW an. Dazu kommen Investitionen für die Renovierung von Wohnungen beim Mieterwechsel. In diesem
Fall müssen Teppiche und Tapeten erneuert oder die Wände gestrichen werden. Insgesamt schreibt die GSW pro Jahr Bauleistungen in Höhe von mehr als 60 Millionen Euro aus.

Warum hat sich die GSW für die Lösungen der Futura Solutions GmbH in Wiesbaden entschieden? Immerhin waren zwölf Anbieter im Rennen? Projektleiter Peter Engel nennt an erster Stelle die Lieferantenanbindung, über die das Wohnungsunternehmen nunmehr online kommuniziert. Seitdem ist die Kommunikation zwischen uns und unseren Lieferanten ein Kinderspiel.“ Sämtliche Ausschreibungsunterlagen verschickt die GSW direkt mit der Futura AVA an die Beteiligten. Online, versteht sich.

Der zweite wichtige Grund ist für ihn die Vernetzung. Seit dem jüngsten Update arbeiten die Planungsabteilung und der Einkauf auf derselben Futura-Oberfläche. Denn vor jeder Ausschreibung müssen Leistungsverzeichnisse erstellt werden. Das erledigen die 14 GSW-Architekten und -Ingenieure in der Planungsabteilung und zwar mit der Futura AVA. Auf die LVs wiederum kann der Einkauf umstandslos zugreifen und mit derselben Lösung die Online-Ausschreibungen starten.


Die Fakten:

Unternehmen
Die GSW Immobilien GmbH entwickelt, verwaltet und vermietet einen der größten Wohnungsbestände in Berlin. Zum Betreuungsbestand gehören 75.000 Wohnungen in nahezu allen Bezirken der Hauptstadt. Die GSW beschäftigt rund 300 Mitarbeiter.

Aufgabe
Die GSW wickelt pro Jahr 200 Ausschreibungen ab, jeweils 100 große mit Etats von bis zu 5 Millionen Euro und 100 kleinere mit Budgets in Höhe von bis zu 20.000 Euro. Diese Prozesse waren in der Vergangenheit sehr hürdenreich, weil Ausschreibungsunterlagen an die Lieferanten nicht online verschickt werden konnten. Außerdem suchte die GSW eine Lösung, die sich wie Futura nahtlos und tief in das SAP-System integrieren lässt.

Ebenso bedeutend für die GSW ist die SAP-Integration. Denn das Wohnungsunternehmen hatte im Jahr 1999 SAP eingeführt. Inzwischen läuft die SAP ERP-Version 6.0 mit der Lösung Real Estate. Dank der SAP-Integration kann der Einkauf in SAP eine Bestellanforderung (BANF) anlegen und sie in der Futura AVA weiterverarbeiten. Umgekehrt sind alle in der AVA gestarteten Lieferantenanfragen mit den entsprechenden Ausschreibungsunterlagen und den eingegangenen Angeboten im SAP-System verfügbar. Sie können dort analysiert und ausgewertet werden. Das ist für unser Berichtswesen und die Revision sehr wichtig, sagt Peter Engel.

Bislang nutzt die GSW Futura für die Ausschreibung von Bauleistungen. Dabei soll es nicht bleiben. Als Ziel schwebt dem Projektleiter vor, künftig alle Rahmenverträge mit der Futura abzuwickeln.

Lösung
Seit Beginn des Jahres 2008 setzt GSW myFutura und die Futura AVA ein. Sämtliche Ausschreibungsunterlagen gehen seitdem online an die Lieferanten. Mehr Tempo bringt auch die SAP-Integration: Der Anfrage- und Angebotsprozess wird automatisch in SAP abgebildet.

Nutzen

  • Problemlose Kommunikation mit den Lieferanten
  • Mehr Tempo im Ausschreibungsprozess
  • Leistungsverzeichnisse lassen sich leichter erstellen
  • Die Lösung hat alle nötigen Funktionen, ist aber nicht
    überfrachtet
  • Gute Ergonomie der Futura-Oberfläche
  • Modularer Aufbau erlaubt Einbau weiterer Lösungen,
    wenn die Anforderungen steigen
  • Tiefe Integration in SAP: Gesamte Belegkette wird
    automatisch in SAP angelegt
  • Revisionssicherheit


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