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Case Study LHW

Schluss mit Medienbrüchen bei der Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung

Wiesbaden, November 2015

Die Landeshauptstadt Wiesbaden plant ihre Bauausschreibungen seit kurzem mit der Futura AVA. Weil die Lösung der Futura Solutions GmbH tief in das städtische SAP-System integriert ist, werden sämtliche Leistungsverzeichnisse auch in SAP abgelegt. Die durchgehende Belegkette erweist sich für die Landeshauptstadt als großer Schritt nach vorn: Es ist der Einstieg in ein effektives Baucontrolling. Tanja Willitzer hat eine Vision: Statt die Aufmaße auf Papier zu kontrollieren, haben die städtischen Bauleiter auf der Baustelle immer einen Laptop oder ein Pad dabei, checken noch vor Ort die Aufmaße für Bauleistungen wie Parkettböden, Elektroleitungen, Fenster oder Wände und geben die Aufmaße anschließend frei.  

„Das wäre nicht nur eine charmante Lösung“, sagt die Projektleiterin, „sondern auch viel logischer als die nachträgliche Prüfung der Aufmaße nach dem Eingang der Rechnung.“

Sehr wahrscheinlich, dass diese Vision in der Landhauptstadt bald Wirklichkeit wird. Die technischen Grundlagen dafür hat ihr Amt jetzt gelegt. Seit Februar nutzen die bauausführenden Ämter – Hoch- und Tiefbauamt, Umwelt- und Grünflächenamt – die Futura AVA. Rund 60 Bauaufträge haben die 86 Endanwender seitdem über die Futura Lösung geplant und ausgeschrieben. 

„400 sollen es etwa im Jahr werden“, sagt ihr Kollege, der SAP- und IT-Experte Manfred Laufer. Er hat die Einführung der Futura AVA maßgeblich betreut. „Wir haben jetzt eine tolle technische Basis für die Abwicklung von Ausschreibungen“, sagt die Projektleiterin.

Nötig war sie längst: Die Stadt Wiesbaden gibt rund 41,5 Millionen Euro pro Jahr für Bauten und dafür aus, die städtischen Gebäude in Schuss zu halten. Mal steht der Neubau von Straßen, die Anlage von Grünflächen, die Wartung der Fahrstühle, die Reparatur von Zäunen, der Unterhalt von Sportstätten oder der Neubau von Schulen oder Kindertagesstätten an. Etwa 800 Vergaben lang erledigten sie dies mit einer Lösung, deren Wartung nun auslief. Die Planer der Stadt konnten damit Leistungsverzeichnisse für Baumaßnahmen erstellen. Doch diese wurden per Mail oder auch auf CD an die Anbieter gesandt. Im Gegenzug schickten die Lieferanten ihre Angebote per Post und auf Papier an die Stadt. Und das Amt für Wirtschaft und Liegenschaften (zentrale Verdingungsstelle), das auch über die Vergaberechtskonformität aller städttischen Ausschreibungen wacht, fasste die Angebote dann teilweise per Hand in Preisspiegeln zusammen.

„Das war natürlich sehr aufwendig“, sagt Tanja Willitzer. Hinzu kam: Das alte System war nicht ins SAP-System (MM, Material Management ) integriert, das die LHW im Jahr 2007 eingeführt hatte. Die Folge: Die umfangreichen Leitungsverzeichnisse mit bis zu 500 Zeilen für die Ausschreibung der jeweiligen Bauprojekte kamen in den Bestellungen im SAP-System nur summarisch vor. Z.B. so: Neubau einer Schule, 5 Millionen Euro. Und schließlich lief der Support des Altsystems Ende 2013 aus – der Auslöser für die Suche nach einer neuen Lösung. Dass sich die Stadt für Futura Solutions entschied, überrascht nicht. Die Wiesbadener Experten für die Planung, Beschaffung und Abwicklung von Bauleistungen präsentierten sich als der „kompetenteste und überzeugendste Anbieter“, sagt IT-Experte Manfred Laufer.

Entscheidend war aber nicht nur die zukunftsweisende AVA Lösung, sondern ihre, wie Manfred Laufer es ausdrückt, „tiefe Integration in unser SAP-System.“ Anders ausgedrückt: „Wir wollten alle Informationen der Leistungsverzeichnisse auch im SAP-System haben“,  sagt Tanja Willitzer.

Tatsächlich kann jetzt jeder Bestellung in SAP dank der Futura AVA das komplette Leistungsverzeichnis (LV) mit allen Positionen beigefügt werden.  „Das ist für eine korrekte Rechnungsabwicklung und Abbildung in der Anlagenbuchhaltung unabdingbar“, sagt Manfred Laufer. In den vier Ämtern beginnt damit eine neue Ära. Allerdings: Die Beschaffungsexperten von Futura brachte die Integration ihrer AVA ins SAP-System der Landeshauptstadt ziemlich in Schwitzen. Ein Grund: Die Kommunalverwaltung folgt naturgemäß einer bestimmten Kontierungslogik, wie Tanja Willitzer sagt. Viele Funktionen von SAP nutzen die Ämter nicht, weil sie keine produzierenden Unternehmen sind. „Wir mussten daher viel anpassen“, sagt Manfred Laufer. Keine leichte Sache. Doch auch diese Aufgabe, die über den Standard der Futura Lösungen hinausging, meisterte das Unternehmen mit der Projektgruppe gemeinsam.

Kundenzitat: „Meine Vision ist, dass unsere Bauleiter schon bald Aufmaße vor Ort auf der Baustelle überprüfen und online freigeben. Mit der Futura AVA, ihrer Integration in unser SAP System und dem Futura Lieferanten Webportal  haben wir dafür die technische Grundlage geschaffen.“ — Tanja Willitzer, Abteilungsleiterin der Referenzeinkaufsorganisation der Landeshauptstadt Wiesbaden.


Die Fakten

Unternehmen
Wiesbaden ist die Landeshauptstadt (LHW) Hessens. Die Stadt am Rhein ist eines der ältesten Kurbäder Europas (15 Thermal- / 8 Mineralquellen) und das Tor zum berühmten Weinanbaugebiet Rheingau. Wiesbaden hat 280.000 Einwohner. In der Kommunalverwaltung sind 4.000 Menschen in rund 30 Ämtern beschäftigt. Der Stadthaushalt beträgt jährlich rund 1 Milliarde Euro.

 

Aufgabe
Die sogenannten bauausführenden Ämter der LHW – Hoch- und Tiefbauamt, das Umwelt und Grünflächenamt – wickeln alljährlich etwa 800 Vergaben ab: Hochwasserschutz, Schulbauten, Kindertagesstätten, Straßenbau. Dafür nutzten die vier Ämter eine AVA, deren Support der Hersteller Ende des Jahres 2013 eingestellt hat. Die neue AVA Software sollte auch durchgängige Prozesse mit Lieferanten und Dienstleistern, sowie dem eingesetzten SAP-System ermöglichen.  


Lösung
Eine durchgängige und über ein Webportal mit Lieferanten vernetzte AVA Software, die vollautomatisch in das städtische SAP R/3 System integriert ist. Seit Februar 2014 ist die Futura AVA von Futura Solutions bei der LHW im Einsatz.

 

Nutzen

  • Einheitliche, standardisierte und automatisierte Vorgänge für alle Ämter
  • Keine Medienbrüche: Vom Angebot über die Vergabe bis zur Abrechnung ist der Gesamtablauf digital nachvollziehbar
  • Vereinfachtes Einholen von Angeboten, automatischer Preisspiegel
  • Komfortables und sicheres Baucontrolling
  • Keine manuellen Eingaben im SAP-System: Gesamte Belegkette wird über die Futura AVA automatisch in SAP angelegt
  • Angebote in Form von Leistungsverzeichnissen mit GAEB Struktur werden automatisch im SAP-System abgebildet
  • Vergaben in der Futura AVA lösen automatisch (abhängig vom Genehmigungsprozess) Bestellungen im SAP-System aus
  • Die Freigabe der über das Futura Lieferanten Webportal erfassten Leistungen führt zur automatischen Anlage der LERF Blätter in SAP
  • Vereinfachte Rechnungsprüfung durch frühzeitig geklärtes Aufmaß
  • Ermöglichung des Gutschriftverfahrens in SAP
  • Revisionssichere Dokumentation aller Vorgänge