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Case Study Messe Frankfurt

SAP integrierte Dienstleistungsabwicklung auf Knopfdruck

Wiesbaden, Juni 2013

Die Messe Frankfurt wickelt die Bestellung und Abrechnung ihrer Dienstleistungsaufträge mit der Internetplattform Futura SRM der Futura Solutions GmbH ab. Dank der SAP Integration bringt die Lösung der Wiesbadener Softwareexperten für Planung, Einkauf und Abrechnung Tempo in die Dienstleistungsabwicklung – und der Messe eine enorme Arbeitserleichterung bei der Abrechnung.  

Wie bedeutend der Einkauf von Dienstleistungen bei der Messe Frankfurt ist, verdeutlicht Jutta Burckhardt anhand weniger Zahlen. Als SAP-Koordinatorin sitzt Frau Burckhardt bei der Messe Frankfurt an der Schnittstelle zwischen Einkauf und IT. Rund 40.000 Aussteller der unterschiedlichsten Branchen kommen alljährlich nach Frankfurt, um ihren Kunden in zehn Hallen (355.678 Quadratmeter Ausstellungsfläche und 96.000 Quadratmeter Freigelände) neue Produkte und die allerneuesten Innovationen zu präsentieren. Für sie müssen Dienstleistungen beschafft werden, ob Messestände und ihr Aufbau, die Installation von Lichtanlagen, das Verlegen von Teppichen in den Messehallen, Strahler, Schilder für die Hallen, Hostessen oder Sicherheitsdienste, um nur einige zu nennen. Insgesamt schlägt die Beschaffung von Dienstleistungen bei der Messe alljährlich mit rund 175 Millionen Euro zu Buche.

„Die flexible Auftragsabwicklung und die enorme Arbeitserleichterung bei der Abrechnung, bedingt durch die tiefe Integration in SAP waren die Hauptgründe, dass wir uns für Futura SRM entschieden haben“. Jutta Burckhardt, zuständig für SAP-Koordination bei der Messe Frankfurt.
 

Nun könnte man meinen, dass sich die Dienstleistungsabwicklung ebenso sorgfältig planen ließe wie die mehr als 30 Messen, die der Frankfurter Messekonzern allein in der Main Metropole organisiert (weltweit 100). Weit gefehlt. „Der Großteil sind sogenannte „ungeplante" Dienstleistungen“, sagt Frau Burckhardt. Als Gründe nennt sie: Aussteller ziehen überraschend ihre Zusage zurück, andere wollen einen größeren Stand oder mehr Strahler als geplant haben. Oder – im schlimmsten Fall – ruiniert ein Gabelstapler die gerade aufgebaute Wand eines Messestands. Schon wird, ungeplant, der nächste Dienstleistungsauftrag fällig. „Wir können bei Beauftragungen daher nur mit groben Zahlen planen“, sagt Frau Burckhardt.  

Ortsunabhängige Auftragsbearbeitung  
Als der Messeeinkauf noch eine selbst entwickelte Software Lösung nutzte, war die Abwicklung der Aufträge „kompliziert und zeitraubend“, erinnert sich Frau Burckhardt. „Außerdem war die Leistungsfähigkeit des Altsystems begrenzt.“ Und eine Erweiterung wäre teuer geworden. Deshalb entschied sich die Messe Frankfurt für eine neue Lösung, und zwar für Futura SRM, die SAP integrierte Internet Plattform von Futura Solutions. Die Vorteile sind überwältigend. Für die Plattform benötigen Einkäufer und Lieferanten lediglich einen Internetzugang und Browser, Anwender und Lieferanten wissen die einfache und übersichtliche Benutzeroberfläche der Lösung zu schätzen. Über die Plattform kommunizieren und wickeln die Lieferanten online mit der Messe Dienstleistungen ab. Bestellungen, die in SAP in Gang gesetzt wurden, erreichen sie auf diese Art fast überall – im Büro, unterwegs, auf der Messe, kurzum, wo immer ein Internetzugang ist.    

Zu jeder Bestellung können Lieferanten ihre Leistungserfassungen oder Aufmaße der bereits geleisteten Arbeit, beispielsweise der schon verlegten Quadratmeter an Teppichen, online auf der Plattform eintragen. Dafür greifen sie auf die Positionen aus ihrem Rahmenvertrag zurück, in dem ja die Preise für die einzelnen Leistungs-Positionen festgelegt sind. Ebenso prüfen und korrigieren die Auftraggeber in der Fachabteilung online die bereits erbrachte Leistung und geben sie ebenfalls online frei. Bis zur Freigabe ist eine beliebige Anzahl von Korrektur-Schleifen möglich.  

Keine Rechnungsprüfung  
Auch die Abrechnung hat sich stark vereinfacht und beschleunigt. „Da die Leistungen aus Rahmenverträgen mit fixierten Preisen übernommen werden, sind nur noch Mengenprüfungen notwendig“, hebt Frau Burckhardt als großen Vorteil hervor. Das heißt, dass die jeweilige Fachabteilung (Anforderer der Dienstleistung) nur noch kontrolliert, ob die online übermittelten Mengenansätze/Aufmaße korrekt sind, etwa die verlegten Quadratmeter an Teppichen oder die Zahl der gelieferten Strahler. Sobald die Leistungserfassungen freigeben sind, werden automatisch im SAP System der Messe die entsprechenden LERF Blätter angelegt. So kann der Dienstleister innerhalb kurzer Zeit eine Gutschrift erhalten.  

Die bekommt er in der Regel binnen 14 Tagen, früher konnten sie schon mal Wochen auf ihr Geld warten, weil die Papierrechnungen viele Stationen und Abteilungen durchliefen. „Für den Einkaufs- und Abrechnungsprozess“, betont Frau Burckhardt, „bedeutet das eine enorme Zeiteinsparung.“

 

Die Fakten  


Unternehmen
Die Messe Frankfurt ist mit 538 (vorläufige Zahlen 2012) Millionen Euro Umsatz und weltweit 1.891 Mitarbeitern das größte deutsche Messeunternehmen. Die Unternehmensgruppe besitzt ein globales Netz aus 28 Tochtergesellschaften und rund 50 internationalen Vertriebspartnern. Damit ist die Messe Frankfurt in mehr als 150 Ländern für ihre Kunden präsent. An über 30 Standorten in der Welt finden Veranstaltungen „made by Messe Frankfurt" statt. Im Jahr 2012 organisierte die Messe Frankfurt 109 Messen, davon mehr als die Hälfte im Ausland.

Auf den 578.000 Quadratmetern Grundfläche der Messe Frankfurt stehen derzeit zehn Hallen und ein angeschlossenes Kongresszentrum. Das Unternehmen befindet sich in öffentlicher Hand, Anteilseigner sind die Stadt Frankfurt mit 60 Prozent und das Land Hessen mit 40 Prozent.  

Aufgabe
Die Ausgaben der Messe Frankfurt für Dienstleistungen sind beträchtlich. Für Standbau, Lichtanlagen, Teppiche, Strahler, Beschilderung, Sicherheitsdienste oder die Instandhaltung der zehn Messehallen vergibt sie alljährlich Dienstleistungsaufträge in Höhe von rund 175 Millionen Euro. Für den Prozess der Vergabe und Abwicklung gab es bislang eine selbst entwickelte Software Lösung, die zu kompliziert und in puncto Leistung zu beschränkt war.  

Lösung
Unter drei Anbietern, darunter SAP, entschied sich die Messe Frankfurt im Jahr 2009 für die SRM Lösung von Futura Solutions in Wiesbaden. Hauptgründe: Die enorme Arbeitserleichterung bei der Abrechnung, die schnelle Dienstleistungsabwicklung, die intuitive Bedienung, die hohe Flexibilität und die tiefe Integration in SAP. Denn die Messe hat SAP (Release 4.6) mit verschiedenen Modulen im Einsatz.  

Nutzen

  • Mobile Auftragsabwicklung, Dienstleister benötigt nur einen Internetzugang
  • Online Prüfung der Leistungserfassungen, Prüfer benötigt keine SAP Lizenz
  • Automatische Anlage der LERF-Blätter in SAP
  • Korrekter Obligo Abbau zur besseren Mittelfreigabe
  • Rechnungsprüfung kann entfallen
  • Ermöglichen des Gutschriftverfahrens
  • Lieferanten erhalten schneller ihr Geld (Gutschrift)
  • Revisionssicherer Abrechnungs- und Prüfungsprozess


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